Cómo escribir una carta formal en inglés o email [con PLANTILLA PDF]

Paso a paso para aprender cómo escribir una carta formal en inglés y luego encuentras la plantilla en PDF de ejemplo para que redactes mejor!

Cómo empezar una carta formal en inglés

Lo primero que hay que tener claro es que esta clase de redacciones o escritos se usan mucho en un ambiente laboral, empresarial o de negocios.

Asimismo, cuando no conocemos muy bien a la persona a quien nos vamos a dirigir, vamos más a la fija si se utiliza un lenguaje de mayor respeto.

En estos contextos, la formalidad es un As bajo la manga que nos facilita el crear un mayor nivel de empatía con la otra persona.

Pues no es lo mismo expresar las ideas hablando que a través de un email formal o de forma escrita, por lo que se requiere un mejor nivel de writing.

 Es por eso que creamos esta guía es para darte una idea de cómo escribir una carta formal en inglés sin que te tome tanto tiempo redactarla 

 

Adicionalmente, podemos plantearnos ciertas preguntas antes de saber cómo escribir una carta formal en inglés o email tales como:

  • ¿Es la primera vez que nos comunicamos con esta persona o ya hemos intercambiado alguna información?
  • ¿Nos conocemos en persona o no?
  • ¿Tengo una idea general de cómo se expresa verbalmente?

Todo este análisis nos da herramientas e información al momento de saber qué tipo de palabras vamos a optar por utilizar, así como el tono de la escritura.

También, ten presente que varias de las razones más comunes para este tipo de escritos se da por:

  • Carta de agradecimiento en inglés formal
  • Despedidas de cartas formales en inglés

Aprende entonces frases, expresiones y toda palabra útil en el mundo de los negocios para agregarlas a tu carta formal en inglés ¡Continuamos!


 Comparte y gana buen karma! 


 

Partes de una carta en inglés

Lo primero es darnos cuenta que existen varios modelos de cartas en inglés formales, así como estructura de redacción de emails empresariales.

Nosotros no tenemos la última palabra, pero lo que sí te podemos es ayudar con una estructura que te sacará de apuros!

Además, luego de que entiendas las partes de una carta formal en inglés, puedes descargar gratis el PDF con una plantilla para que la ajustes a tu medida.

Este es un resumen de los que veremos en la siguiente sección, así que sigue leyendo para que aprendas junto con ejemplos de cartas formales en inglés:

EncabezadoBodyDespedida
fecha, lugar, dirigida a y asunto
Introducción, ideal principal, conclusión
Agradecimiento y firma

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Encabezado

Esta sección se ubica en la parte superior y por lo general comienza indicando la fecha y dirección desde donde está siendo redactada

Igualmente, se incluye a quíen va dirigida, utilizando palabras formales tales como:

  • Dear Sir / Madam (Estimado señor / señora)
  • Miss.
  • Mr.
  • Dear Mrs.
  • Ms se utiliza cuando no sabes el estado civil de la mujer.

En el caso de no saber con exactitud quién es el responsable de leer la carta, lo más común es usar la expresión «To whom may concern».

Este tipo de expresiones son ideales al momento de enviar cartas en inglés formales dirigidas a embajadas, consulados, instituciones y demás.

Luego seguimos con una frase donde se explique puntualmente el Asunto del email o la carta con el fin de contextualizar al lector.

Body o contenido principal

Normalmente, son varios párrafos o secciones que componen la estructura principal de cualquier carta o el email formal en inglés.

Asimismo, la idea es lograr redactarla de una forma simple y fácil de entender, llevando un hilo conductor que facilite su comprensión.

Por otro lado, evita que sea demasiado larga, ya que las personas por lo general, primero hacen una lectura rápida y pueden pasar por alto información relevante.

Ten presente esto al escribir una carta formal en inglés:
Lectura rápida, redacción clara y uso de palabras adecuadas y positivas.

Con estos tres puntos que te explicaremos a continuación, logramos que el mensaje sea entendible y agradable a la lectura de la persona a quien va dirigida, veamos:

Primer párrafo

Luego del saludo, en este apartado, se comienza con la explicación general del motivo principal de la carta formal en inglés para contextualizar al lector.

Es muy importante que desde este primer instante, el lector entienda el por qué de este email formal o carta que le ha llegado.

Además, el lenguaje da una pauta bastante clara, por lo que palabras que generen empatía y conexión son fundamentales.

Aquí tenemos vocabulario para realizar una introducción y abrir la conversación:

  • I’m contacting you / Te estoy contactando…
  • I would like to know / Me gustaría saber…
  • It would be great if… / Sería muy bueno si…
  • I’m writing this letter, email / Estoy escribiendo esta carta, email…
  • This email is in reference to / Este email es en referencia a…
  • I have the honour to / tengo el honor de…

Segundo párrafo

Si son varios los puntos que se tocan dentro de la carta, esta sección puede variar entre 2 o 3 párrafos, sin embargo, procura no ser tan extenso.

Recuerda siempre mantener un balance en la escritura y evita saturar la vista de la persona, de esta forma, la recomendación es separar cada idea por párrafo.

Algunos conectores lógicos para que tengas en cuenta son:

  • In addition to / Adicionalmente
  • I would like to inform you / Quisiera informarte…
  • Could you please…? / ¿Podría por favor…?
  • Would it be possible…? / ¿Sería posible…?
  • I would appreciate… / Estaría agradecido(a)
  • Would you mind if / Le molestaría si…
  • I would like to add… / Me gustaría agregar…

Tercer párrafo

Por lo general, la conclusión o el englobe de todo el contexto va en esta sección, con el fin de centralizar la idea que ya ha sido desarrollada anteriormente.

Adicionalmente, es en esta parte donde se puede especificar el resultado de la causa o la situación de la que se está hablando para redactar acordemente.

Varias de las frases comunes que nos ayudan a complementar este segmento son:

  • In conclusion / en conclusión
  • Finally / Finalmente
  • Therefore / Como resultado
  • To sum up / Para resumir
  • Evidently / Evidentemente
  • In closing / para cerrar
  • All things considered / Considerando todo
  • Briefly / brevemente
  • In short / En corto
  • Thank you for your help / Gracias por su ayuda
  • After all / Después de todo
  • Thus / como resultado
  • Do not hesitate to contact me / No dude en ponerse en contacto conmigo
  • Look forward to / Encantado de
  • Consequently / Consecuentemente
  • As a result / como resultado
  • Looking forward to hearing from you / Esperando escuchar de usted
  • Thanks in advance / Gracias de antemano
  • Looking forward to assisting you if you need anything else / Encantado de asistirlo si necesita algo más

Despedida

Comúnmente, redactar el cierre de la carta o del email formal en inglés es corto y se compone de una o dos palabras, seguido de una coma y dejar un espacio para los datos de contacto.

Puedes también agregar tu correo electrónico para recordarle al destinatario otra alternativa para ponerse en contacto contigo.

Aquí tienes un abanico de posibilidades para que vengas a esta lista cada vez que lo necesites:

  • Thankfully,
  • Best wishes,
  • Respectfully,
  • Yours faithfully,
  • Regards,
  • With appreciation,
  • Sincerely,
  • Best,
  • Yours sincerely,
  • With gratitude,
  • Faithfully,
  • Cordially,
  • In sympathy,

Sabemos que existen otras formas de despedirnos como see you soon, sin embargo, redactar esta expresión es más informal y lo veremos en otro artículo.

Contacto

Sin más preámbulo, ponemos nuestro nombre completo o firma y en algunos casos será necesario agregar nuestro ID y el número de contacto donde nos pueden encontrar:

  • Name
  • Phone number
  • Signature

Asimismo, la revisión de la gramática es tan importante y por eso vas a amar la herramienta de Grammarly con su extensión en Chrome que te revisa tus escritos al instante!

Descarga gratis Grammarly

 

Vamos a continuación a poner en práctica todos estos conocimientos que acabamos de adquirir y seguro que volarás en tu redacción!

Ejemplo de carta formal en inglés

Igualmente, esta plantilla que utilizaremos como uno de los ejemplos de escritos formales en inglés la podrás descargar gratis en PDF en el link que dejaremos al final del artículo.

 

January 04, 2020

San Francisco, SF 000000

 

To whom may concern,
123 ABC St.

Dear Sir/Madam,

I am the CEO of the Tech Conference that is being held this year in March 2020 in
Miami, Florida.

I write to invite you to present your popular talk about AI with our conference participants and invited guests.

It would be great if you are able to present a 20-minute discussion of your work along with a 20-minute question and answer session. This would add so much to the intellectual landscape of our tech conference.
The Association would be pleased to cover your travel expenses while you visit the conference.

Kindly reply with your answer as soon as you are able so that we may begin making arrangements.

Please, feel free to contact me with any questions or concerns.

Respectfully,
Kim Smith

Entrando a este enlace puedes descargar la plantilla en PDF para que la guardes como referencia.

Tips y consejos para mejorar el lenguaje formal

Por experiencia propia, te recomendamos seguir estos tips que son un plus a la presentación correcta y la armonía o balance del contexto escrito, minimizando así los errores:

  • ¡Evitar el uso de emoticones! nada de caritas ni manos de súplicas, esto lo que hace es restar puntos y disminuye la percepción hacia ti.
  • No escribas en mayúscula porque puede ser sinónimo de estar enojado o de estar alzando la voz.
  • Escribe las palabras completas sin usar contracciones en estos casos, ejemplo: en vez de escribir I’m, lo más adecuado sería I am.
  • Se breve con tus pensamientos, debes escribir claro y directo, usa frases cortas porque menos es más en este caso.
  • Debes estar atento a los errores gramaticales, para esto, puedes valerte de programas que revisan esta estructura gramatical por ti y gratuitos.
  • Ayuda mucho que tengas un nivel de inglés intermedio en adelante.

Muchos éxitos en tus business letters de aquí en adelante, es un excelente ejercicio para aprender inglés!